【信息公告】关于开展超期学生学籍清理工作专项行动的 通知

江西工程学院抱石艺术学院

艺院政字〔2025〕3号

关于开展超期学生学籍清理工作专项行动的

通知

院属各专业：

 根据《普通高等学校学生管理规定》（教育部令第41号）《江西工程学院学籍管理办法》（校政字〔2024〕71号）等文件要求，为加强和完善我院本、专科学生学籍管理工作，保证我院学生学籍数据以及学校数据统计工作的准确性，根据学校教育教学工作安排，决定开展我院超期学生学籍清理工作，特制定工作方案如下：

一、工作目标

 通过开展超期学生学籍清理工作专项行动，全面梳理在校学生学籍情况，规范学籍管理流程，完善学籍档案，保障学生合法权益，提升学校学籍管理工作水平，推动人才培养质量稳步提升。

二、领导小组

 组长:余旭、张志胜

 副组长:王冬冬、姬赛赛

 组员:熊秀、王康、范红艳、叶丽、答慧琳、周子皓

三、工作职责

 1.成立院长、书记为组长的学籍清理工作小组，负责本学院学籍清理工作的具体实施。

 2.全面清查本学院超期学生学籍信息，对照学籍管理相关规定，核查学生是否符合毕/结业条件，按要求填写《XX学院超期学生学籍清理核实结果及处理意见汇总表》（见附件2），并上报教务处。

 3.负责与学籍超期学生及家长沟通联系。对于学籍超期学生发放《江西工程学院学籍清理告知书》（见附件3），对于即将达到最长就读年限的学生发放《江西工程学院学籍预警告知书》（见附件4），并做好解释说明工作，及时收集学生反馈意见。对于无法联系的学生，应在学院官网做出处理结果公告。对于符合毕/结业的学生，应及时告知学生在规定时间内办理相关手续并完成学历图像信息采集。

 4.涉及学生学籍清理相关材料，做好收集、整理和归档工作。

四、工作内容

（一）工作对象

 在校最长学习年限内未达到毕/结业条件的学生，其中普通专科（高职）最长年限5年；普通本科（四年制）最长年限6年；普通专升本最长年限4年。具体对象如下：

 （1）学信网2018级本科（含）、2019级专科（含）之前，学籍注册状态显示“暂缓注册”，学习时间超过最长修读年限仍未毕/结业且未办理退学手续的学生；

 （2）休学、保留学籍期满，在学校规定期限内未提出复学申请或者申请复学经复查不合格的学生；

 （3）退役后2年内未提出复学申请或者申请复学经复查不合格的学生；

 （4）休学创业的学生，学籍已保留期满到规定最长修业年限后延长2年超期的学生。

（二）具体工作安排

1.学籍信息核对（3月21日—4月21日）

 教务处、学工处、财务处、档案馆、招生处等部门根据各自工作职责，对相关超期学生学籍信息进行核对，填写《XX（部门）超期学生学籍清理核实结果汇总表》（见附件1），并在规定时间内形成部门自查报告，附详细学生名单提交至教务处。

 各二级学院相关负责人下载超期学生学籍信息核对名单（由教务处点对点下发至教学副院长），并组织相关人员认真核对学生学籍信息，具体情况做如下安排：

 （1）核对学籍状态标注为“休学”类型但已超出休学年限的学生

 第一步：确认学生休学期限是否已满且已不在校，如情况属实，根据《江西工程学院学籍管理办法》第三十四条第2点的规定，应当予以退学。

 各二级学院应与该类学生取得联系，将具体清理情况告知学生，并获取反馈信息，工作过程中务必做好记录，并将确认的名单报学校教务处审核，经学校校长办公会研究批示后进行学籍注销。

 第二步：确认休学期满中是否有学生存在“当兵入伍”且未办理“保留学籍”手续的情况。如存在，由辅导员联系学生或学生家长，完善保留学籍手续后，报教务处统一对学生进行学籍异动。

 第三步：确认该类型学生是否存在其他情况，如存在，统一由各二级学院汇总报教务处核对另行处理。

 （2）核对学籍状态标注为“保留学籍”类型但实际已不符合条件需要清退的学生

 注：“保留学籍”一般情况下仅针对当兵入伍情况。

 第一步：确认该类型学生是否为“当兵入伍”情况，且仍在部队。如情况属实，可不予操作。

 第二步：其他情况，例：非当兵入伍办理保留学籍手续，应办休学但办理保留学籍手续期满，超出毕业年限但办理保留学籍手续等。

 第三步：第二步中如符合（1）、（3）审查情况，则按其执行审查即可。如存在其他情况，则由各二级学院统一汇总报教务处另行处理。

 （3）核对已超出毕业年限未毕业但“暂缓注册”的学生

 第一步：确认该类型学生是否已超出毕业年限未毕业且已不在校，如情况属实，根据《江西工程学院学籍管理办法》第三十四条第1点的规定，应当予以退学。

 各二级学院应与该类学生取得联系，将具体清理情况告知学生，并获取反馈信息，工作过程中务必做好记录，并将确认的名单报学校教务处审核，经学校校长办公会研究批示后进行学籍注销。

 第二步：确认该类型学生是否存在“当兵入伍”但未办理“保留学籍”手续的情况。如存在，由辅导员联系学生或学生家长，完善保留学籍手续后，由教务处统一对学生进行学籍异动；

 第三步：确认该类型学生是否存在其他情况，如存在，统一由各学院汇总报教务处核对另行处理。

2.学籍清理拟处理结果公示（4月28日—5月27日）

 教务处汇总整理各二级学院提交的《XX学院超期学生学籍清理核实结果及处理意见汇总表》，将拟处理结果在学校官网、微信公众号进行公示。有异议者可在公示期内向教务处反映情况。

3.提交校长办公会审议（5月28日—6月6日）

 超期学生学籍清理名单经第一次公示期满无异议后，教务处将其结果提交至校长办公会审议，经审议通过后将确定的名单进行二次公示。

4.二次公示学籍清理结果（6月10日—8月10日）

 经校长办公会审议通过超期学生学籍清理名单后，教务处将超期学生学籍清理名单再次在学校官网、微信公众号进行公示。有异议者可在公示期内向教务处反映情况。

5.集中办理毕/结业、退学手续（4月28日—7月9日）

 （1）经各二级学院审核符合毕/结业条件的学生，由各二级学院相关教师负责告知学生在规定时间段向学校提交毕/结业申请，并完成学历图像信息采集（采集流程及要求见附件5），纸质照片可由本人交至教务处505室，也可填写学院辅导员（班主任）为收件人进行邮寄，后期由学院统一交至教务处。

 （2）经各二级学院确认应予以退学的学生，应在规定时间内向所在学院提出报告并附有关材料，办理完退学手续后，由学校根据学生实际在校时长出具退学证明。逾期未办理退学者，自发出学籍清理公告之日起，公告六十日视为送达，同时报省教育厅备案。

6.学籍清理（8月25日—8月31日）

 在校长办公会审议通过超期学生学籍清理名单，且经两次公示期满无异议后，教务处将对超期学籍学生进行相应处理。

五、材料报送

（一）学籍信息核对材料报送

 各二级学院须按审查阶段核对完学籍超期学生相关信息后，统一生成审查报告并附《XX学院超期学生学籍清理核实结果及处理意见汇总表》，经学院辅导员、教学副院长及学院院长签字，并加盖学院公章后报送至行政楼教务处505室，电子材料发送至LWJWC123@126.com。材料报送截止时间：4月21日17∶00。

 学工处、财务处、档案馆、招生处等部门核对完学生相关信息后，生成审查报告并附《XX（部门）超期学生学籍清理核实结果汇总表》，由部门负责人签字并加盖部门公章后报送至行政楼教务处505室，电子材料发送至LWJWC123@126.com。材料报送截止时间：4月21日17∶00。

（二）学生退学材料报送

 经审查，凡符合退学处理的学生材料，各二级学院应整理完善材料，汇总名单加盖学院公章后，附上相关纸质补充材料（学院官网公告、告知书等）报送至教务处505室，电子材料发送至LWJWC123@126.com。材料报送截止时间：5月27日17∶00。

（三）材料接收人及联系方式

 联系人：曾老师

 联系电话：0790-6345017；19914656803

六、工作要求

 1.提高政治站位。各有关部门、单位要进一步提高政治站位，高度重视此次学籍清理工作，切实增强工作的责任感和紧迫感，树立大局意识，职责分工、密切协作，确保专项行动顺利推进。

 2.加强组织领导。各二级学院要按照学校安排，成立各自的清理工作领导小组，制定具体详实的清理工作方案和责任追究制度，对任务进行细化分工，进一步压紧压实工作责任，确保清理工作取得实效，落到实处。

 3.严格工作程序。在清理工作中，各单位部门要严格遵循相关学籍管理规定和工作程序，做到事实清楚、证据确凿、处理恰当，切实维护学生的合法权益。要对清理工作中的各项环节做好详细记录，妥善留存相关材料，形成完整的工作档案，以备后续查阅。

 4.严肃工作纪律。各部门单位要严肃认真对待此次清理工作，加强工作人员培训，严格各环节审核程序，重要事项经部门负责人把关。对在清理工作中出现的舆情，及时上报学校领导小组研究并妥善处置。对工作中涉及个人隐私的相关文件和材料，要严格控制知晓范围，严禁通过互联网、手机、微信等传播使用和对外发布。学校领导小组也将加强全程督查，对清理把关不严、弄虚作假、纵容包庇，对学校造成不良影响的，依法依规依纪严肃处理。

 附件:1.XX(部门)超期学生学籍清理核实结果汇总表

 2.XX学院超期学生学籍清理核实结果及处理意见汇总表

 3.江西工程学院学籍清理告知书

 4.江西工程学院学籍预警告知书

 5.毕业生图像信息采集流程及要求

抱石艺术学院

2025年4月2日

XX学院超期学生学籍清理核实结果及处理意见汇总表（退学）

注：学院处理意见为“退学”的学生与“保留学籍”、“休学”学生分开提交结果，由学院负责人签字并加盖学院公章交至教务处505室。

XX学院超期学生学籍清理核实结果及处理意见汇总表（毕/结业）

 附件3

江西工程学院学籍清理告知书

学院第号

同学（学号：）：

为维护普通高校学籍学历管理工作的严肃性，进一步提高我院学生管理工作效率和精准度，根据教育部、省教育厅及学校学籍管理相关规定和程序，对已达到最长学习年限且未能毕业、休学超期的学生以退学形式终止学籍。

根据《江西工程学院学籍管理办法》第三章第九条：我院实行弹性学习年限，学生可以分阶段完成学业。四年制本科层次学生最长学习年限为6年，专科层次学生最长学习年限为5年，“专升本”本科层次学生最长学习年限为4年。休学学籍时间均计入在校学习年限。你于年9月进入我院专业学习，截止2025年3月，已超过最长学习年限且未能毕业。请接此告知书后于10日内办理退学手续。逾期不办理相应手续者，根据相关文件规定，将由学校作退学处理，清除学籍。

特此告知！

学院（盖章）

 2025年月日

江西工程学院学籍预警告知书

学院第号

同学（学号：）：

经核实，年6月，你将达到《江西工程学院学籍管理办法》（校政字〔2024〕71号）中规定的最长学习年限，如届时不能毕业，学校将根据相关管理规定作出结业、肄业或退学处理。

根据《江西工程学院学籍管理办法》第三章第九条：我院实行弹性学习年限，学生可以分阶段完成学业。四年制本科层次学生最长学习年限为6年，专科层次学生最长学习年限为5年，“专升本”本科层次学生最长学习年限为4年。休学学籍时间均计入在校学习年限。

特此告知！

学院（盖章）

 2025年月日

本告知书正本交由学生本人留存（不含存根），存根由学院存档。

江西工程学院学籍预警告知书(存根)

学院第号

学生签收：经办人：

年月日年月日

毕业生图像信息采集流程及要求

一、采集流程

1.针对2025届应届毕业生：如未及时参加毕业生图像信息采集，可通过学信网微信公众号、学信网APP、学信网官网，获取学信网图像采集码。

2.针对往届毕业生：因往届生无法在学信网生成图像采集码，可按照以下要求准备电子稿近期免冠证件照。

二、采集要求

（一）着装要求

 1.正面免冠像，头发放在耳后，不得遮挡眉毛、眼睛和耳朵，散发请束好头发或放在肩膀后；

 2.常戴眼镜者可佩戴不反光眼镜，但不得戴有色（含隐形）眼镜，镜框不得遮挡眼睛；

 3.不得佩戴帽子、耳环、项链、发卡等夸张饰品，头发不能遮挡眉毛、眼睛和耳朵，不宜化浓妆，不能染发；

 4.背景为浅蓝色或其他纯色，上衣应与背景色有明显区别,不穿与肤色相近的黄色或蓝色上衣，衣服不要臃肿，不要有复杂的图案、条纹、字母；

 5.人物坐姿端正，挺直腰背，双肩同高，表情自然，双眼自然睁开并平视，嘴唇自然闭合；

 6.图像应真实表达毕/结业生本人相貌，禁止对人像天然生理特征（如伤疤、痣、发型）进行技术处理（PS）；

（二）照片要求

 1.图像对焦准确、层次清晰、色彩真实、无明显畸变；

 2.电子照片规格是JPG或JPEG格式,图片大小不超过40KB，分辨率为宽480像素×高640像素，纸质照片尺寸为蓝底两寸不少于两张；